Insbesondere bei älteren Standorten mit häufigen Veränderungen an Anlagen und am Gebäudebestand können sich durch Entnahme von Einzeldokumenten oder bei Betreiber-Wechsel Lücken in Genehmigungsarchiven ergeben. Durch systematische Prüfung der noch vorhandenen Genehmigungsunterlagen und weiterer nachgeschalteter Maßnahmen kann hier Abhilfe geschaffen werden.

Im Rahmen von behördlichen Überprüfungen oder der Eigenüberwachung ist ein chronologisch geordnetes und übersichtliches Dokumentenarchiv wesentlich. Es sollte neben den Unterlagen zu den Genehmigungsanträgen und Genehmigungen nach BImSchG auch die Anzeigen nach §15 BImSchG, Emissionserklärungen nach 11. BImSchV, PRTR-Berichte und sofern relevant, auch die Ausgangszustandsberichte (AZB) nach Industrieemissionsrichtlinie ( IED-Richtlinie ) enthalten.

Effizientes Verwalten und schnelles Finden setzt ein einfaches und strukturiertes Dokumenten-Kataster voraus. Hierbei sollte auf erprobte und verständliche Standards zurückgegriffen werden.

Die in Genehmigungen formulierten Auflagen und Nebenbestimmungen präzisieren die mit dem Anlagenbetrieb einhergehenden Betreiberpflichten. Des weiteren können spätere gesetzliche Änderungen weitere Anforderungen begründen. Das Auflagen- und Nebenbestimmungs-Kataster ist daher ein wichtiges Instrument im Zusammenhang mit der Erfüllung der Betreiberpflichten.

Im Zuge des Anlagenbetriebes können Ertüchtigungen an der Anlagentechnik, Umstellung von Produkten und die Verwendung neuer Stoffe, Methoden oder Verfahren dazu führen, dass die Grenzen der Anlagen-Genehmigung berührt sind und eine behördliche Überprüfung (z.B. IED-Inspektion ) diese Sachverhalte als erhebliche oder schwerwiegende Mängel bewertet.

Anlagentechnische, verfahrenstechnische und auch organisatorische Änderungen an der Anlage berühren in der Regel auch die BImSchG-Genehmigung. Im entsprechenden Fall bedarf es einer Anzeige nach §15 BImSchG oder eines Antrages auf wesentliche Änderung nach §16 BImSchG.

Insbesondere im Zusammenhang mit wiederkehrenden Betreiber-Pflichten wie z.B. der Emissionserklärung nach 11. BImSchV oder PRTR-Berichten nach E-PRTR-Verordnung bzw. SchadRegProtAG setzen eine regelmäßige Prüfung und ggf. Aktualisierung des Emissionsquellenverzeichnisses und der in der genehmigungsbedürftigen Anlage gehandhabten Stoffe voraus.

Zur Abgrenzung der in die Genehmigung nach 4. BImSchV fallenden Anlagen von den übrigen Unternehmensbereichen empfehlen sich strukturierte und verständliche Übersichten einschl. zugehöriger Pläne und die entsprechende Integration in das Dokumentenmanagement.

Für eine beständige Sicherung der Genehmigungsordner sollte eine erprobte Methodik gewählt werden, die sowohl die Original-Dokumente dauerhaft schützt als auch für die handelnden Personen identische Duplikate-Sätze für die Betriebsführung und -überwachung zur Verfügung stellt.